Planea una mejor reunión con Design Thinking

By Maya Bernstein and Rae Ringel     Harvard Business Review

“A veces, cuando me siento en las reuniones, especialmente en las que la gente no parece involucrada, calculo el costo en tiempo del personal. He estimado que una reunión semanal estándar en mi oficina: 50 personas sentadas en una sala de conferencias, aburrida y ansiosa, cuestan alrededor de $ 177,000 USD anuales, y seguramente este escenario ocurre en toda la organización cientos de veces al día. . Nos drena y genera cinismo. Tantas reuniones son oportunidades perdidas “.

¿Te parecen familiares estos sentimientos expresados ​​por un solicitante del curso sobre facilitación de reuniones que impartimos en la Universidad de Georgetown? Deberían, de acuerdo con estas estadísticas sobre reuniones:

  • Las organizaciones celebran más de 3 mil millones de reuniones cada año.
  • Los ejecutivos pasan el 40-50% de su horario de trabajo, o 23 horas por semana, en reuniones.
  • El 90% de los asistentes a la reunión admiten soñar despierto en ellos.
  • 73% reconoce que hace otro trabajo durante las reuniones.
  • El 25% de las reuniones se dedica a debatir cuestiones irrelevantes.

Al mismo tiempo, el tipo correcto de reuniones puede ser clave para avanzar en la agenda de un equipo u organización. Entonces, ¿cómo se asegura de que las reuniones que organiza sean productivas, no destructivas?

Aplicando el Design Thinking, un concepto popularizado por el fundador de IDEO, David Kelly, y el d. De Stanford. escuela, que primero se aplicó al diseño de objetos físicos, luego otros productos, como herramientas tecnológicas, y ahora a desafíos más complejos en una amplia variedad de industrias. La idea es poner al “usuario” en el centro de la experiencia, un enfoque que también funciona con el diseño de reuniones.

Comience dejando de lado su propia experiencia y agenda y pensando en las personas que se verán afectadas por su reunión. Desarrolle empatía por ellos haciendo tres series de preguntas:

  1. ¿Quién va a estar en la sala y cuáles son sus necesidades?
  2. ¿Quién no estará en la sala, pero se verá afectado por la reunión y cuáles son sus necesidades?
  3. ¿En qué cultura y medio ambiente más amplio está usted operando y cuáles son algunos de los desafíos y oportunidades generales?

Busque activamente a personas que asistirán a la reunión, o que se verán afectadas por ella, y hable con ellas, idealmente en persona. Incluso si realiza reuniones periódicas con el mismo grupo de personas, estos registros individuales breves pueden ayudar a generar confianza, resolver problemas ocultos y garantizar que los participantes se sientan más interesados.

Luego, establece un marco para la reunión. Una vez que haya escuchado y observado atentamente, querrá sugerir un propósito general para la reunión y articular resultados claros que se conectarán para lograrlo. Le recomendamos que se pregunte: si esta reunión tiene un gran éxito, ¿qué sentirán, conocerán y harán las personas como resultado? Incluya estos resultados deseados en su agenda, para que los participantes sepan por qué asisten y puedan evaluar si el tiempo ha sido productivo o no. En nuestra experiencia, las personas rara vez gastan lo suficiente haciendo estas cosas. Las reuniones a menudo se ponen en el calendario sin un objetivo particular en mente – simplemente para mantener el tiempo – y, como resultado, el carro a menudo conduce el caballo; las personas se encuentran simplemente porque sienten que deben hacerlo. Incluso, tal vez especialmente, las reuniones breves merecen un propósito claro y resultados deseados claramente articulados. Esto mantiene a las personas enfocadas en la tarea y garantiza que las personas sientan que su tiempo está bien empleado.

El tercer paso es diseñar creativamente la reunión. Una vez que conozca la pregunta central que debe abordar, y qué aspecto podría tener el éxito, debe crear su agenda. La gente tiende a lanzar agendas juntas en el último minuto, si es que lo hace. Comparamos el diseño y la ejecución de las reuniones con la aplicación de navegación de conducción Waze: ¿cuál es la forma más rápida, segura y efectiva de llegar a su destino? El primer paso, sumergirse en la gente, fue comprender a dónde debe ir (la playa, la ciudad, las montañas). El segundo paso fue identificar su destino deseado: su dirección y ubicación exactas. Este tercer paso es todo sobre la ruta. ¿Debes llegar lo más rápido posible? ¿Necesitas tomar un desvío? ¿Cuál es la ruta más pintoresca? ¿Hay caminos que hayas viajado tantas veces que quizás es mejor evitarlos? ¿Qué deberías tener en cuenta, el equivalente de baches o atascos de tu equipo? Esta es la fase en la que alentamos a las personas a ser lúdicas, a poner la realidad en suspenso por un tiempo y a superar sus ideas iniciales de “ir a”. ¿Qué te parecería infundir un poco de diversión en tus reuniones? Para comenzar y terminar de una manera inesperada? ¿Usar película, imágenes, poesía o música para generar ideas? Para crear una oportunidad de compartir y conectar personal? Si bien esto puede sonar frívolo, en realidad es extremadamente importante. Las reuniones son oportunidades no solo para hacer las cosas, sino también para fomentar una cultura de equipo positiva.

Finalmente, pruebe su plan, de la misma manera que un diseñador de producto pondría un prototipo inicial en manos de los usuarios. En un contexto de reunión, esto podría ser un proyecto de agenda compartido con los participantes. Sus respuestas lo ayudarán a ganar más empatía, formular nuevas preguntas, ser aún más creativo en el diseño de su reunión y aumentar su potencial de éxito en la reunión real.

Las personas que han aplicado este proceso de diseño a sus reuniones nos dicen que ha afectado radicalmente tanto la eficacia de esas reuniones como la actitud que las personas de sus organizaciones tienen acerca de ellas. Cada fase tiene sus beneficios. Inmersión ayuda a las personas a sentirse escuchadas, y asegura que los líderes de la reunión estén conectados con los participantes. El encuadre empuja a los líderes de la reunión para garantizar que haya objetivos claros para cada reunión. Imaginar conduce a más creatividad y experimentación en el diseño de la reunión. Finalmente, la creación de prototipos, algo tan simple como obtener retroalimentación sobre su plan por parte de algunas personas, hace que las personas se sientan valoradas, más responsables en las reuniones y más comprometidas con su éxito.

Esto puede parecer oneroso para cada reunión pero, con la práctica, puede aprender a recorrer estas etapas en menos y menos tiempo, y encontrará que una pequeña inversión inicial ahorra mucho tiempo en el largo plazo. Tendrá menos reuniones, y las que tenga serán más productivas, incluso a veces divertidas.

 

 

 

Maya Bernstein es una consultora independiente que trabaja en las áreas de innovación, liderazgo y creatividad. Es miembro de la facultad del Instituto de Liderazgo Transformacional de la Universidad de Georgetown y codirectora del programa de Certificado Ejecutivo de Facilitación.

 

 

 

Rae Ringel es el presidente de The Ringel Group, una consultora de desarrollo de liderazgo especializada en facilitación, coaching y capacitación. Es miembro de la facultad del Instituto de Liderazgo Transformacional de la Universidad de Georgetown y codirectora del programa de Certificado Ejecutivo de Facilitación.

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